こんにちは！ 寺本です!
本日は私のブログメディアにお越しくださり、ありがとうございます！
今回は、「【【信頼度爆上がり！！】会社員なら知っておきたい伝わる文章の作り方」というタイトルでお話しさせていただきたいと思います。
みなさんは、職場で上司に提案や説明したり、日常で友達と会話したりする時に
相手になかなか理解してもらえない、、、
と悩んでいたり、
結局、何言っているか分からん！！
と叱られて落ち込んだりしていませんか？
実は、私も昔そういう経験をしていました。
どうやったら、伝わるの、、、
と当時の私は単純に自分のコミュニケーション能力が下手だと思ったり、もっとうまく伝わる内容はないのかと考えたりしていました。
しかし実は、この相手に言いたいことが伝わらないという問題の主な原因は、コミュニケーション能力や伝えている内容が問題ではなくて、話す順番が相手にとって分かりづらい順番になっていることがほとんどなのです。
今回は、PREP法という分かりやすく伝える文章構成について紹介させていただきたいとおもいます。
このPREP法を理解いただいて、実際に伝える順番を変えていただけるだけで、
あなたが相手に伝えたい内容を話した際に
この人の言っている事わかりやすい！！
とか
なるほど、そういうことね！！
とあなたの言いたいことが相手に伝わり、信頼度も急上昇するので是非、興味がある方は、この記事を読んでいただければと思います。
あなたの言いいたいことが伝わらない理由とは？
冒頭で、あなたの言いたいことが伝わらない問題はコミュニケーション能力や、伝えている内容ではなくて伝える順番が問題だということを話させていただきました。
何故、伝える順番を変えると相手の理解度が増すのか？
とあなたは思っているかもしれません。
その理由は、伝える順番によってあなたが伝えている相手の脳への負荷が変わるからです。
※脳の負荷が大きければ多いほど相手は脳が疲れてしまい、あなたの伝えている事は理解できなくなります。
では何故、伝える順番で脳への負荷が変わってしまうのかについて以下の2つの観点から、それぞれお話しさせていただければと思います。
①相手が聞いた文章から内容を上手く組み立てることができない
②聞くことに集中し続けることができない
①相手が聞いた文章から内容を上手く組み立てることができない理由
初めに、相手が聞いた文章から内容を上手く組み立てることができない理由についてお話しさせていただきます。
まず、あなたが相手に何かを伝えた際に、相手の脳がどのように伝えている内容から物事を理解しているかについて説明させていただきます。
以下の図が脳が文章を理解する仕組みを簡単に表したものとなっています。
人間の脳が文章を理解する仕組み
①文章を一つの塊として認識する。
文章1. 明日はWEBセミナーがあります。
文章2. WEBセミナーの内容はブログについて行います。
② 伝わってくる順序で文章と文章を繋ぎ合わせる。
明日はWEBセミナーがあります。 + WEBセミナーの内容はブログについて行います。
③文章と文章の関連性を脳が理解できて、初めて次の文章を理解しようと進むことができる。
明日のWEBセミナーの内容 = ブログについて行う
人間は伝わる文章を理解する際に、文章と文章の関連性を脳が理解して、初めて次の文章を理解しようと進みます。
なので、あなたが理解している内容の順序でそのまま話してしまうと、相手は伝わってくる文章と文章に関連性がない場合、内容を理解できません。
さらに、相手の脳は次々とあなたから伝わってくる文章に対して今まで出てきた文章との関連性はないか？、関連性はないか？と常に頭の中で考えるようになり、常に脳に負担がかかる状態になってしまいます。
そのため、あなたは相手に理解しやすい順序にに文章構成を変えて伝えてあげる必要があります。
②相手が聞くことに集中し続けることができない理由
2つめに、相手が聞くことに集中し続けることができない理由についてお話しさせていただきます。
人間の本能として、相手の話を集中して聞ける時間はみなさんが思っているより、かなり短いです。
結論から言うと、人間が集中して相手の話を聞ける時間は、最大でたったの100秒です。
それ以降の時間は、徐々に脳にストレスをかけながら相手の話を聞くことになります。
さらに内容が理解できない状態で3分を過ぎたあたりから人間の脳はストレスに耐えきれずにイライラしてしまうと言われています。
なので、100秒以内に伝えたい内容を相手に把握してもらう必要があります。
あなたの言っていることが相手に伝わらない理由
相手の脳の許容限界値を超えてしまうから
理由①
相手が理解できるような文章構成になっていない。
理由②
相手が集中できる時間(100秒)以内に結論に至ってない
信頼度を増す文章構成(PREP法)
先ほどまでの話で、相手に伝えている内容を理解してもらうには、相手の脳に負担をできるだけ掛けずに伝えることが重要という話をさせていただきました。
相手の脳に負担を掛けずに伝える方法が分からない、、、
と考えている方がおられると思います。
なので、この問題を解決するためにお勧めな方法としてPREP法という文章構成を紹介させていただきます。
結論から話させていただくと、PREP法とは以下になります。
① P: Point(結論)
② R: Reason(理由)
③ E: Example(例)
④ P: Point(結論)
使い方としては、①Point(結論) -> ②Reason(理由) -> ③Example(例) -> ④Point(結論)の文章の順番で相手に伝えるのみです。
この順番であなたが相手に内容を伝えれば、自然と相手が理解してくれて、あなたは信頼してもらえるようになります。
それぞれの伝える文章の順番で、どういう役割を果たしてくれているかについて詳しく話していきたいと思います。
Point(結論)
まず、PREP法の初めの文字PはPoint(結論)です。
この箇所は、あなたが伝えたい内容の結論を簡潔にまとめて伝えてあげる箇所になります。
はじめのPoint(結論)の役割は、まず結論を先に伝えることで、相手はあなたがこれから話す内容は全て、この結論に紐づいていく内容だと認識させる役割を担ってます。
※相手は最初に結論を話したことにより、こういう話を今後展開してくれるんだな。後は、繋がりだけを理解すればいいんだなと完全に集中しなくてもよくなるので、脳の負担が減ります。
Reason(理由)
続いて、PREP法の2つ目はReason(理由)です。
この箇所では、あなたが結論に至った理由を伝えてあげる箇所になります。
Reason(理由)の役割は、相手がすでにゴールとして設定している結論に対して、何故そういう結論に至ったのかを説明することで相手に納得感を与える役割を担ってます。
※結論と理由が紐づくので、文章と文章が即座に結びつき脳への負担が軽いです。
Example(例)
続いて、PREP法の3つ目はExample(例)です。
この箇所では、あなたが理由に至った具体例や実例を伝えてあげる箇所になります。
Example(例)の役割は、どうして、その理由や考えに至ったかを具体例や事例を提示しながら説明することで信頼感を与える役割を担っています。
※理由と例が紐づくので、文章と文章が即座に結びつき脳への負担が軽いです。
Point2(結論2)
最後にPREP法の4つ目は、Point(結論)です。
この箇所では、あなたが今まで話した内容は、こういう結論でしたと結論を改めて提示してあげる箇所になります。
2つ目のPoint(結論)の役割は、伝えたい内容が長ければ長いほど最初に話した結論は何だったのか忘れてしまいやすくなるので相手への理解と記憶力の定着を行う役割を担っています。
※最後に結論を伝えることにより、結論から理由、例を振り返ることで脳へ再度アプローチして内容の定着を図ります。
【PREP法のメリット】
相手の脳への負担が少ないので、相手に伝わりやすいし、説得力がある。
理由①
前後の文章が繋がって流れるので内容が理解しやすい。
理由②
結論が最初に来るので、伝わる相手は最初のみ集中して理解すればいい。
PREP法の効果検証
これまでの話で、PREP法がどういう文章構成であり、どのようなメリットがあるかをお話しさせていただきました。
最後に実際にPREP法ではない文章構成と、PREP法ありでの文章構成でPREP法の効果を実感してもらえればと思います。
【PREP法ではない文章構成】
私、いつもスタバ行っています。
なぜならば、スタバはコンセントがあるのでPCで勉強などをしている場合に充電が切れて作業が続けられなくなったり、作業してたデータが消えるという心配がないです。
さらに、スタバは他のカフェよりも勉強したり、仕事している人多くて長期間作業していたりするので、他の人を見て頑張ろう！！と思ったり、早く出ようと思わなくていいので居心地が良いです
つまり、スタバは勉強しやすい環境が揃っていると思うんです。
なので、私は、家で勉強できない人に対してスタバで勉強することをお勧めします。
【PREPありの文章構成】
P: Point(結論)
結論から話すと
私は、家で勉強できない人に対してスタバで勉強することをお勧めします。
R: Reason(理由)
なぜなら、スタバは勉強しやすい環境が揃っているからです。
E: Example(例)
そのように考えた理由として、根拠は2つあります。
一つ目はコンセントがあることです。
スタバは、コンセントがあるのでPCで勉強などをしている場合に充電が切れて作業が続けられなくなったり、作業してたデータが消えるという心配がないです。
二つ目は訪れているお客様です。
スタバは、他のカフェよりも勉強したり、仕事している人多くて長期間作業していたりするので、他の人を見て頑張ろう！！と思ったり、早く出ようと思わなくていいので居心地が良いです。
P: Point(結論)
以上の理由から、私は家で勉強できない人はスタバで勉強することを勧めています。
どうでしょうか？
1つ1つの文章が短いので、PREP法のメリットが見えづらかったと思いますが、PREP法を用いた場合の方が理解しやすいと感じてくれたのではないかと思います。
※伝えたい内容が専門的であればあるほど、伝えたい文章が長ければ長いほど効果を実感できます。
是非、すぐに実践できる内容となっているので意識して使っていただけると嬉しいです。
最後に
今回は、「【信頼度爆上がり！！】会社員なら知っておきたい伝わる文章の作り方」というタイトルで記事を書かせていただきましたが、いかがだったでしょうか？
この記事では、自分が伝えたい内容から順に伝えるのではなく、相手に理解できる形で文章を伝えることの大切さについてお伝えさせていただきました。
実際にPREP法を理解して、実際に使っていただければ相手はあなたの伝えたいことがしっかり伝わって納得感を増し、あなたのことを信頼してくれるようになるので是非、今日から実践して効果を実感いただければと思います。
ありがとうございました。
